19 راهکار ساده و سریع برای داشتن میز کار تمیز و منظم

31 خرداد 1399 - 6:00
مدیریت شخصی - 19 راهکار ساده و سریع برای داشتن میز کار تمیز و منظم
19 راهکار ساده و سریع برای داشتن میز کار تمیز و منظم
امتیاز مطلب: 87%

حتما شنیده‌اید که می‌گویند میزکار مرتب اولین قدم برای داشتن ذهن آرام است. اگر برای انجام کارهایتان تمرکز کافی ندارید و در محل کار دچار مشکل شده‌اید، اطرافتان را نگاه کنید. آیا میز کارتان به‌هم ریخته است؟ با یوکن همراه باشید تا به شما بگوییم چطور میز کار مرتبی داشته باشید.

براساس پژوهش منتشر شده در «مجله علوم اعصاب» (Journal of Neuroscience)، داشتن میزکار نامرتب نه تنها ظاهر زشتی ایجاد می‌کند، بلکه باعث ایجاد اختلال در تمرکز و پردازش اطلاعات نیز شود. تا وقتی انگیزه و پشتکار داشته باشید، مرتب کردن میز، کاری ساده و باارزش محسوب می‌شود.

در ادامه، 19 راهکار ساده معرفی می‌کنیم تا میزی مرتب داشته باشید و از فضای منظم، ذهن آرام و خلاقیت‌تان بیش‌تر استفاده کنید.

به‌هم‌ریختگی سبب ایجاد اختلال در تمرکز می‌شود و نتیجه‌ای جز استرس، اضطراب و احساس گناه  ندارد. اما برای این‌که به موفقیت برسید، باید این عوامل را از بین ببرید. گاهی به‌هم‌ریختگی میزکارتان را نگاه می‌کنید و مرتب کردن آن غیرممکن به نظر می‌رسد. اما برخلاف آن‌چه در نگاه اول می‌بینید، مرتب کردن میز، کار زیاد سختی نیست.

1. یک فضای شخصی برای خود داشته باشید

قطعا هر روز وسایلی با خود به محل کار می‌آورید و باید آن‌ها را در جایی قرار دهید. پس چه بهتر که کیف دستی، کیف پول، گوشی موبایل و کلیدهایتان را در جای مخصوصی بگذارید تا میزتان شلوغ و بی‌نظم نشود. اگر موبایل‌تان را خارج از دید قرار دهید، امکان حواس پرتی‌تان هم کمتر می‌شود.

2. کامپیوترتان را مرتب کنید

شاید میزکارتان مرتب باشد، اما صفحه‌ی کامپیوترتان پر از فایل‌ها و اسناد دسته‌بندی نشده باشد. پس باید حواس‌تان به این بخش هم باشد. به‌هم‌ریختگی دیجیتالی هم نوعی بی‌نظمی به حساب می‌آید و وقتی نیاز به تمرکز دارید، تنها حواس‌تان را پرت می‌کند. حداقل هفته‌ای یک بار، تمام فایل‌های بی‌استفاده را از صفحه دسکتاپ کامپیوترتان پاک کنید. برای اسناد مرتبط هم فولدر مشترک بسازید تا صفحه نمایش‌تان مرتب شود.

3. پاک‌سازی کنید

اگر می‌خواهید میزتان را مرتب کنید، باید به سراغ پاک‌سازی بروید. با دقت تمام وسایل روی میزتان را نگاه کنید و از خود بپرسید آیا واقعا به این وسایل نیاز است یا نه. وسایل مورد نیاز را نگه دارید و مابقی را دور بریزید. در این مورد وسواس به خرج دهید و وسایلی که هیچ ضرورتی ندارند را کنار بگذارید. اگر پاک‌سازی را به درستی انجام دهید، به سرعت شاهد تغییرات مثبتی روی میزکارتان خواهید بود.

نظم

4. هر روز میزتان را تمیز کنید

در پایان روز و قبل از این‌که محل کار را ترک کنید، زمانی را به تمیز کردن میزکارتان اختصاص دهید. با صرف زمان محدود برای این کار، تمام وسایل اضافه را دور می‌ریزید و صبح روز بعد با میزی تمیز و مرتب شروع به کار خواهید کرد.

5. از انجام چند کار هم‌زمان دست بکشید

شاید فکر کنید می‌توانید چند کار هم‌زمان را انجام دهید، اما باید بدانید انجام چند کارِ هم‌زمان هیچ دستاوردی به دنبال ندارد. به جای تلاش بیهوده و شکست خوردن، تمرکز خود را روی یک کار بگذارید.

انجام همزمان کارها

6. مدارک‌تان را اسکن کنید

کاغذهای بی‌استفاده زیادی روی میزکارتان وجود دارد که می‌خواهید از شر آن‌ خلاص شوید؟ مدارک‌تان را اسکن کرده و به نسخه دیجیتالی تبدیل کنید. پس هر چیزی را که به نسخه فیزیکی آن نیاز ندارید، به نسخه دیجیتالی تبدیل کنید. تمام فایل‌ها را به صورت PDF ذخیره کنید. اکنون فایل‌های مرتبی دارید و می‌توانید هر مدرکی که نیاز دارید را به راحتی پیدا کنید. حتی مدارکی که نیاز به نسخه فیزیکی آن دارید هم اسکن کنید و در محل کارتان بایگانی کنید، زیرا به ندرت به آن‌ها نیاز خواهید داشت.

7. از سیستم «Two-Tray» استفاده کنید

برای نظم بخشیدن به کاغذهایتان از سیستم Two-Tray استفاده کنید تا دیگر با انبوهی از کاغذها روی میزکارتان مواجه نشوید. یک سینی یا سبد را برای کاغذهای جدید که باید روی آن‌ها کار کنید در نظر بگیرید و سینی یا سبد دیگری را برای کاغذهایی که بررسی شده‌اند و باید به جای دیگری منتقل شوند، لحاظ کنید.

8. در انجام کارهایتان تعلل نکنید

قانونی برای جلوگیری از تعویق کارها وجود دارد که می‌گوید اگر کاری کمتر از 2 دقیقه وقت شما را می‌گیرد، هر چه زودتر آن را انجام دهید. پس اگر کاری به شما محول شده که می‌توانید آن را کمتر از 15 دقیقه به انجام برسانید، بلافاصله آن را انجام دهید. پروژه‌تان را هر چه زودتر انجام دهید تا از نظر فیزیکی و روانی آرام شوید. هر چه زودتر وظیفه‌تان را انجام دهید، زودتر به تمرکز حواس می‌رسید و میزکارتان هم زودتر خلوت می‌شود.

9. دیجیتالی شوید

از تقویم دیجیتالی گوشی موبایل‌تان برای دنبال کردن یادداشت، پروژه‌ها و یاداوری‌‌ها استفاده کنید. اگر به دیجیتالی کردن وظایف و برنامه‌هایتان عادت کنید، از یادداشت‌های کاغذی بی‌نیاز خواهید شد و در نتیجه میزکار خلوت تری خواهید داشت.

دفترجه یادداشت

10. یک دفترچه یادداشت تهیه کنید

همه چیز را نمی‌توانید به گوشی موبایل‌تان منتقل کنید. پس یک دفترچه یادداشت بخرید و برخی شماره‌ها و یادآوری‌ها را در آن بنویسید. این دفترچه می‌تواند تمام ایده‌‌ها و اطلاعات مهم را به صورت یکپارچه درآورد و از نامرتبی روی میزتان جلوگیری کند.

11. براساس اولویت دسته‌بندی کنید

بهترین روش برای دسته‌بندی، توجه به اهمیت وسایل است. وقتی می‌خواهید وسایل روی میزتان را دسته‌بندی کنید، از خودتان بپرسید چقدر به هر وسیله نیاز خواهید داشت. اگر آن وسیله ضرورتی ندارد و خیلی به کارتان نمی‌آید، آن را در جایی دورتر بگذارید.

12. یک سطل زباله در کنار خود داشته باشید

زیر میزتان یک سطل زباله بگذارید. این کار کمک می‌کند میز مرتبی داشته باشید. وقتی چیزی روی میزتان قرار گرفت که نیازی به آن نداشتید، آن را در سطل بریزید. هر چه کاغذهای بی‌استفاده روی میزکارتان بیشتر شود، بیشتر به این کار عادت می‌کنید. پس یک جعبه مخصوص بازیافت تهیه کنید و کاغذهای باطله را در آن بریزید. از هر دو سطل به نحو احسن استفاده کنید تا میزکار مرتب و خلوتی داشته باشید.

13. تمام کابل‌ها را ببندید

تنها وسایل روی میز باعث بی‌نظمی نمی‌شود، بلکه چیزهایی که پشت یا زیر میز هست نیز می‌تواند بی‌نظمی ایجاد کند. اگر کابل‌های زیادی مقابل چشم‌تان است، قطعا باعث حواس‌پرتی‌تان خواهد شد. برای این‌که مانع تمرکز خود شوید، تمام کابل‌ها و سیم‌ها را ببندید و از جلوی چشم‌تان دور کنید.

مرتب بودن

14. خودکارهایی را که استفاده نمی‌کنید، دور بریزید

مداد و خودکارهای بی‌استفاده به سرعت روی میزتان تلنبار شده و باعث بی‌نظمی می‌شوند. چه لزومی دارد خودکاری که خشک شده را روی میزتان نگه دارید؟ بهتر است بیش از دو مداد و دو خودکار روی میز نداشته باشید. این کار نه تنها جلوی بی‌نظمی‌تان را می‌گیرد، بلکه باعث می‌شود وسایل‌تان را به افرادی که هیچ وقت قرضی را پس نمی‌دهند نیز ندهید.

15. یک ایستگاه شارژ داشته باشید

یکی از کشوهای میزتان را به جایی برای قراردادن گوشی موبایل، هدفون، باتری و دیگر وسایلی که هر روز با خود حمل می‌کنید، تبدیل کنید. اگر چنین جایی در اختیار ندارید، یک ایستگاه شارژ پشت نمایشگر کامپیوترتان درست کنید و تمام وسایل را خارج از دید خود قرار دهید تا موجب حواس‌پرتی‌تان نشود.

16. میزکارتان را تقسیم‌بندی کنید

قطعا زمان زیادی از روز را در محل کارتان در حال استفاده از کامپیوتر هستید، اما بهتر است جایی روی میزتان را برای کارهای غیرکامپیوتری و کاغذی در نظر بگیرید. برای این‌که جلوی بی‌نظمی را بگیرید و میز کارتان را شلوغ نکنید، میز را بخش‌بندی کنید. برای مثال در یک بخش کتاب بخوانید، در بخشی دیگر پروژه‌هایتان را بررسی کنید و در بخشی دیگر لیست کارهای روزانه‌تان را مرور کنید.

دسته بندی

17. کاغذها را روزانه دسته‌بندی کنید

در پایان روز، کاغذهایتان را به سرعت مرور کنید. قبل از خارج شدن از محل کار، کاغذهایتان را بررسی کنید و هر یک که نیاز به اسکن، دسته‌بندی یا دور انداختن دارند، این کار را انجام دهید. شاید این کار در ابتدا سخت به نظر برسد اما به مرور زمان، تنها 5 دقیقه از وقت‌تان را می‌گیرد. اگر عادت دسته‌بندی کاغذها را در خود به‌وجود آورید به منظم شدن میزکارتان کمک خواهید کرد.

18. وسایل اداری را دور بریزید

شاید برای نگهداری وسایل اداری از ست رومیزی استفاده می‌کنید، در این‌صورت با بی‌نظمی بصری مواجه خواهید بود. در یکی از کشوهای میز جایی برای قرار دادن وسایل اداری، خصوصا وسایلی که کمتر استفاده می‌شوند، در نظر بگیرید. طبقه‌بندی داخل کشو، راه خوبی برای مرتب کردن و پیدا کردن زودتر وسایل است.

19. هر هفته تمیزکاری اصولی داشته باشید

هفته‌ای یک بار، تمام کاغذها و وسایلی را که نیازی به آن‌ ندارید دور بریزید. وسایل اداری که سرجایشان نیستند، پوشه‌هایی که برداشته‌اید یا فایل‌های داخل کامپیوترتان را مرتب کنید. هرچقدر در طول هفته این کار را بیشتر انجام دهید، زمان کمتری صرف خواهید کرد.

آیا راهکار دیگری برای مرتب کردن میز کار دارید؟

منبع: bestlifeonline

نویسنده مطلب
UCAN TEAM - تیم تحریریه یوکن
تعدادی کارشناس محتوا که در زمینه موفقیت، سبک زندگی، مهارت‌های فردی و شغلی تخصص دارند و تلاش می‌کنند مقالاتی کاربردی و مفید را برای مخاطبان تولید کنند.

آیا به نظر شما این مطلب مفید بود؟

2020-08-14 23:36:03
دسته بندی ها